Excel permite trabajar con listados o bases de datos y entre otras funciones se pueden ordenar los datos de las listas.
Con los siguientes datos se va a realizar una lista de películas de una videoteca por ejemplo:
En la celda A1, se coloca el Título de la película, en B1 el Director, en C1 el Año, en D1 Protagonistas, en E1 el Género al que pertenece la cinta.
A continuación se quiere ver una película de comedia, por ejemplo, y como se tiene una lista muy extensa abrir la hoja de cálculo que se creo y situarse en la columna E, pulsar Datos en la barra de menú.
Después en la ventana que se abre elegir por que campo se quiere ordenar, eligir el Genero y en que orden AZ (de la A a la Z) o ZA (de la Z a la A) y Aceptar.
Se tendrá ordenadas las películas de forma que todas las del mismo Género están juntas y así se puede ver fácilmente cual de las películas de comedia de la videoteca se apetece ver.
Si se quiere se puede realizar hasta tres sistemas de ordenación, desde Ordenar en el menú de Datos.
En Excel 2007 y 2010 se va a la pestaña Datos de la cinta de opciones y se pulsa Datos y AZ o ZA. Y para ordenar datos a varios niveles pulsa en el botón Opciones y establece tu criterio de búsqueda.
Seleccionar datos en una hoja de Excel:
En las hojas de cálculo por defecto siempre esta activada la celda en la que esta situado el cursor del ratón.
Puedes realizar varios tipos de selección:
Para realizar una selección de celdas o rango:
Nos situamos en la primera celda del rango y con el cursor en forma de cruz grande de color generalmente blanco, hacer clic con el ratón, mantener pulsado y arrastrar hasta la celda que sea la ultima que forma el conjunto de celdas o rango, ya se puede soltar el botón del ratón.
se puede notar que la zona ha quedado sombreada, ya se tiene seleccionado un rango, que se puede copiar y pegar por ejemplo en un procesador de textos o hacer un gráfico, entre otras acciones.
Para realizar una selección de columnas o filas:
Para seleccionar todas las celdas de una columna sitúate en el rotulo de columnas y haz clic en la columnas a seleccionar, si quieres seleccionar varias pincha y arrastra, veras como quedan sombreadas las columnas seleccionadas.
Análogamente para las filas desde el rotulo filas.
Para realizar una selección del área de la hoja de cálculo:
Si necesitas seleccionar todo el área de la hoja, sitúate en el rectángulo gris que hace de intersección entre las filas y las columnas arriba a la izquierda, veras que el puntero se transforma en una cruz grande haz clic con el ratón y ya esta.
Para realizar una selección de datos que no están juntos :
Si además necesitas seleccionar celdas o rangos no contiguos, tienes que pulsar la tecla Control y proceder a seleccionar los diferentes rangos o celdas que necesites.
Consolidar Datos:
Excel permite consolidad datos de diferentes tablas, hojas o libros, facilitando así sacar informes o resúmenes de periodos de tiempo, por ejemplo.
Supongamos que tenemos un listado de empleados y en cada hoja de un libro de Excel tenemos las ventas realizadas por cada empleado y las comisiones que estos obtuvieron. Supongamos también que necesitamos saber el valor de las ventas y de las comisiones de cada por los últimos tres meses.
Es allí donde resulta importante la opción consolidad datos de Excel, puesto que con sólo suministrarle el rango de los datos a consolidar, Excel nos hará la sumatoria respectiva.
Para consolidar datos nos ubicamos en la celda en la que queremos colocar los datos consolidados, vamos a la opción “Datos” y luego elegimos “Consolidad” y tendremos el siguiente cuadro de diálogo:
Allí asignamos las referencias o rangos de los datos que deseamos consolidar. En este caso las hojas que corresponden al primer trimestre, donde los dados Ventas y Comisiones están en los rangos B2:C6, y tendremos lo siguiente:
Aquí tenemos el consolidado por cada empleado. Si damos clic en el signo + que está a la izquierda, se mostrarán los datos que fueron consolidados, es decir los valores individuales que fueron objeto de consolidación (para que estos valores desplegables aparezcan, al consolidad se marca la opción Crear vínculos con los datos de origen”.
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